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渭南师院仪器设备采购管理办法

2013年06月18日  点击:[]

第一章总则

第一条 为了规范我院仪器设备采购管理工作,完善仪器设备采购管理监督机制,保证仪器设备采购管理工作规范、廉洁、高效运作,根据陕西省高等学校物资设备采购管理办法的规定,制定本办法。

第二条本办法所称仪器设备采购是指学院内各单位使用预算内资金、专项资金、预算外资金(含自筹资金)等购买教学、科研、办公的各类仪器设备。

第三条各项采购活动必须遵守国家有关法律、法规。仪器设备管理部门和监督部门都要自律规范,各尽其职,主动配合,协调支持,努力提高工作效能。

第四条参与采购活动的工作人员都要以对学院利益高度负责的精神,力求节约,反对浪费,廉洁,高效履行职责。

第五条各项采购活动都要遵循“公开、公平、公正”和“集体采购、货比三家、择优选购”的原则,积极选定符合使用要求、性价比较高的仪器设备。

第六条采购工作程序应积极引入市场竞争机制,一般情况下至少应引入三家以上供应商参与竞争。要从维护学院利益出发,本着“诚实、信用、平等互利、协商一致”的原则处理各种商务关系。

第二章 采购小组的设立

第七条 采购小组的设立

(一)学院成立教学仪器设备招标领导小组,组长由主管院长担任;副组长由纪检书记担任;成员由资产设备管理处、院长办公室、计财处、监审处、教务处负责同志组成。负责对仪器设备招标工作进行监督,协调和管理。

招标领导小组下设采购工作小组和招标办公室。采购工作小组组长由资产设备管理处处长担任;成员由业务主管部门与监审部门协商推荐2-3名专家及设备使用单位负责人和对本单位仪器设备熟悉的教师和工程技术人员组成;主要参加考察、评议和招标的全过程。招标办公室挂靠在物资供应科。承担仪器设备招标业务。

(二)凡采购资金达3万元以上(含3万元)必须进行招标采购(公开招标、邀请招标、议标竞价);凡采购金额在3万元以下的采购活动,应以询价谈判的方式进行。采购小组人员数量根据采购任务的具体情况确定,一般为三人以上单数。

(三)考察组。采购工作小组根据工作需要自行下设考察组。考察组由业务主管部门、监审部门和设备使用单位组成,考察组对采购工作小组负责,职能是提交考察报告。

(四)评标组。对于招标采购活动,可根据需要在采购工作小组人员基础上扩充设立评标组,评标组的职能是向采购工作小组提交招标结果。

第八条 采购工作小组的职责和权利

采购工作小组成员独立履行本办法要求的职责,直接对本单位负责。参于采购活动的小组成员都有权利和责任对包括质量、价格在内的各项采购事宜行使质疑、建议和表决权,并承担责任。

各部门参与人员职责:1、设备管理部门:对仪器设备采购工作业务总体负责。主要职责是:负责拟订采购工作小组计划;组织协调各有关部门参与采购活动;向采购工作小组提交采购资源信息;落实采购工作小组决议,整体推进工作进度,保证按期完成工作任务。

2、监审部门:参与拟定采购工作方案;监督采购工作小组依据国家法规和学校制度正确实施工作程序;监督采购工作小组成员正确履行职责;根据需要参与相关验收工作;监督检查合同履行情况;对采购情况建立成果档案。

3、财务部门:参与采购活动,对采购活动的资金使用效率负责,并负责合同中数据的审核及盖章。

4、使用单位:对招标文件中设备配置清单中的仪器设备使用功能和产品质量性能负责;有权和责任向业务主管部门对仪器设备的品种、规格、型号及使用功能和产品使用性能提出建议。

5、技术专家:对招标文件中的技术品质和技术性能的评审结果负责,参与相关的验收工作。

第九条仪器设备招标议事规则:

1、以满足设计和使用要求为前提,,依据审定的计划资金额度控制仪器设备的档次,力求节约。

2、在招标过程中力求做到质量、价格、服务并重,同等产品比质量、同等质量比价格、同等价格比服务,综合评议比较。

3、在质量、服务保证的前提下,贯彻“合理低价中标”原则。在采购价不低于成本价的情况下,可以价格不封底。在质量、价格、服务同样的情况下,可优先考虑有信誉的老客户。

4、采购工作小组在充分酝酿讨论的基础上,按照“少数服从多数”的原则形成小组决议。

第三章采购活动的运作方式

第十条仪器设备采购活动按照采购资金额度的大小、仪器设备的类别、参与公司的多少等可分别采用公开招标、邀请招标、议标竞价、询价谈判、商务关系存续等五种工作方式选定供应商。其中公开招标、邀请招标、询标竞价为招标采购:询价谈判、商务关系存续为非招标采购。

(一)、公开招标。公开招标指按照国家有关法规和规定的程序以招标公告的方式邀请不特定的供应商参与投标,并根据中标条件公开确定中标人的采购工作方式。对采购金额在100万元以上且质量可靠性不易确定,市场价格波动较大应采用公开招标方式组织采购工作。

(二)、邀请招标。邀请招标指按照采购工作小组议定的资质条件以招标邀请书的方式邀请三家以上特定供应商参与投标,并按照评标组议定的中标条件评议比较确定中标人的采购工作方式。对采购金额在10—100万元或质量可靠性要求较高、价格弹性不大采购金额在100万元以上也可采用邀请招标方式组织采购工作。

(三)、议标竞价。议标竞价采购指由采购小组按照议定的资质条件,在对商家资质、产品质量、生产条件及售后服务等方面进行全面考察比较的基础上,直接邀请三家以上供应商投标报价,采购工作小组通过综合评议,竞价谈判,按照“质量保证,服务可靠,价格最低”原则确定供应商的采购工作方式。对采购金额在3—10万元或标的质量可靠性要求较高、价格弹性不大采购金额在10—100万元也可采用询标竞价方式组织采购工作。

(四)、询价谈判询价谈判采购指由询价谈判组根据市场情况“货比三家,集体研究,谈判压价,择优选定”供应商的采购方式。在下列特殊情况下,由使用单位申请,资产设备处与监审处审查同意后可采取询价谈判采购方式:

1、技术性能特殊的商品;

2、出现不可预见的急需采购的商品:

3、没有供应商投标或没有合格标的时;

4、采购工作小组认定的市场供应条件限定的特殊商品;

5、采购工作小组认定无法按照规定招标方式得到的商品;

6、采购工作小组一致认定的其它情形。

(五)、商务关系续存

商务关系续存指在最近招标考察选定的基础上由业务主管部门根据实际需要由原供应商继续提供某种仪器设备的采购工作方式。对于预计累计年内续供货款额达5万元以上采购项目,业务主管部门认为有必要续存商务关系,继续由某家供应商提供某种或某类仪器设备,可考虑市场实际情况,续存商务关系。商务关系续存延时期限最长不得超过两年。超过续存期限,应按规定程序重新考察遴选。

第十一条建立仪器设备“采购资源信息库”。采购资源信息库除准确反映供应商资质信誉情况外,还应从可供商品和己供商品两方面反映各供应商的商品品种、规格型号、性能特点、价格状况等情况。一般情况下,采购资源信息库中同种类商品至少应当保证有五家以上资质较高、信誉状况良好的潜在供应商。采购资源信息库应实行滚动优选,动态管理。

第四章采购工作程序

第十二条仪器设备采购立项

学院仪器设备使用单位应根据专业需要,在充分调研的基础上,制定实验室建设计划,计划要有一定的可行性和前瞻性。计划的基本内容包括,申请计划的理由、仪器设备名称、规格型号、需求数量、技术质量标准、预算价格依据、预算金额等。并填报《渭南师院仪器设备采购立项审批表》。计划经主管院领导或院长办公会议等研究通过后即为学院的执行文件,学院各有关部门和单位有责任配合落实。

第十三条采购活动应当严格控制在计划所审定的资金额度范围之内,不得随意突破。不得随意增加采购数量和采购品种。对于确因实际情况需要调整时,必须事前征得主管院领导的同意。

第十四条 采购计划确定后,由设备管理部门编制招标文件,即《招标技术规范书》,招标文件包含商务部分和技术部分,商务部分一般包括:招标通知(或招标邀请)、投标人须知、投标书格式或要求、合同格式等;技术部分一般包括:仪器设备的名称、技术规格、质量标准、生产厂家、数量及附件等

第十五条邀请供应商

在采购计划确定后,设备管理部门应及时发布需求信息,吸收资质信誉状况良好的供应商参与投标报价。凡采购金额在100万元以上的采购项目,采购需求信息可采取校园网发帖、校内公告等方式公开发布需求信息,100万元以下的采购项目,可以在采购资源信息库中资质信誉良好的供应商中随机选择三家以上参与投标竞价。对于采购资金额度大于10万元以上的采购项目,投标报价的新增供应商不得低于参与投标报价供应商家数的三分之一。一般情况下,设备管理部门应以标书的形式向供应商提出投标报价要求,并采取密封方式投标报价,保证运做过程公平、公正。

第十六条供应商的资格审查

招标前,设备管理部门应对供应商资质信誉情况的真实性、合法性和完整性进行审查。合格供应商资质证明一般包括:营业执照、税务登记证、法人证明或法人委托书、特殊行业管理生产许可证明、产品质量证明书、年度审验证明书、产品质量检验或鉴定报告等。对于采购资金额在10万元以上的项目必要对供应商的生产经营条件、产品业绩情况、原材料配件、售后服务等有关情况进行实地考察。在考察基础上应形成考察报告,提交采购工作小组。对于3-10万元的采购项目可以在采购资源信息库中选择资质较高、信誉状况良好的供应商参加招标,也可以组织考察。供应商有如下行为时应取消其参与资格:①、提供虚假资信材料,骗取合法供应商资格的;②、采用不正当手段诋毁、排挤其它供应商的:③、向采购人员行贿或提供其它不正当利益的;④、偷梁换柱,供应假冒伪劣商品的。

第十七条供应商选定评标工作由评标组负责,评标组由设备使用单位、设备管理部门与有关专家等5人以上单数组成。使用仪器设备的专业技术人员必须参与。评标工作应严格按照招标技术规范书、投标文件进行评审;在质量、服务保证的前提下,贯彻“合理低价中标”原则。在评议过程中应保证质量、价格、服务并重,同等产品比质量、同等质量比价格、同等价格比服务,综合评议比较,确定中标单位。另外,评议组应在充分考虑具体使用仪器设备人员意见的基础上,按照“少数服从多数”的原则形成决议。

第十八条 评标结束后,设备管理部门与中标供应商签订仪器设备采购合同。合同条款应当明确、完备、规范、合法。合同份额一式六份,供应商两份;供应科、资产科、设备使用单位、财务部门各一份;校内管理复印件有效。合同履行由设备管理部门和设备使用单位监督实施,如出现不能或不能完全履行合同时,设备管理部门应及时采取措施减少损失。需要变更合同实质性条款时,应与中标商协商,形成补充合同。

第十九条仪器设备验收和付款

设备到货后,设备使用单位根据合同要求对供货数量、规格型号、产地品牌、外观配置等方面的情况进行初步验收,待设备安装调试完毕运转正常后,由资产管理科牵头,供应科、设备使用单位负责人、保管人、使用人、监审部门及有关专家对仪器设备进行验收,验收合格后,填写《渭南师院仪器设备验收报告》,凭验收报告和收款凭据到资产管理科办理入库登帐手续。在验收没有达到质量要求时应做退货处理。仪器设备验收合格后,一般情况下,支付合同总款的95%,剩余5%作为质保金,一年内,设备质量和售后服务符合承诺条件,付清剩余货款。

第二十条仪器设备采购过程中形成的文件材料必须规范,各项内容要真实、准确、完整。“立项审批报告表”、“招标文件”、“投标报价书”、“报价单”、“合同书”、“验收单”和“会议纪要”等均为采购活动必须形成的重要文件材料,应由设备管理部门专人负责及时归档备案。

第五章监督和纪律

第二十一条 采购工作接受学院相关业务管理机构监督检查。财务部门对合同履行情况有责任进行监督,发现违反合同约定的行为应拒付货款。监察部门对仪器设备采购实施全程监督,参与对供应商的考察选定。监督方式由学院监察部门根据情况需要确定。

第二十二条根据国家纪委关于印发《招标代理服务收费管理暂行办法》的通知(计价格[2002]1980号)规定,对投标单位收取有关招标文件成本费(收取标准由学院决定)。收费收入用以支付电话费、车公里费、专家评审费、评标会议及服务等杂费。具体开支办法按照学院有关规定执行。

第二十三条设备管理部门应本着“服务、高效、公正”的宗旨,按照国家、省和学校的有关规定组织招标工作。有下列行为之一者,属违规:

(一)相互串通虚假招标的;

(二)评标期间泄露评标情况的;

(三)以不正当手段干扰招标、评标工作的;

(四)评标报告不如实反映招标文件,投标书实际情况的;

第二十四条对于违规行为,按有关规定,视情节暂停或取消其投标资格;校内人员给予以通报批评或党纪、政纪处分;构成犯罪的,依法追究其法律责任。

第二十五条本办法由资产设备管理处负责解释。

第二十六条本办法自发布之日起施行。

渭南师院仪器设备采购立项审批表

项目名称

申请单位

注:此栏可填写立项报告内容摘要(包括:立项理由、预算依据、预算金额等内容),立项报告正文可附后

项目负责人:主管部门领导:

年月日年月日

技术可行性评审意见

主管院领导签字:

年月日

技术专家签名

经费主管部门签章:

年月日

财务主管院长签字:

年月日

渭南师院仪器设备购置审批表

设备名称

申请单位

此栏可填写购置内容摘要(包括:购置理由、预算依据、预算金额等内容),

项目负责人:

年月日

主管部门领导:

年月日

主管院领导签字:

年月日

渭南师院仪器设备招标考察意见表

考察项目月日

公司名称

公司基本情况

排序或特长

资质情况

注册资金

典型工程

售后服务

资质情况

注册资金

典型工程

售后服务

资质情况

注册资金

典型工程

售后服务

资质情况

注册资金

典型工程

售后服务

考察人员签名

渭南师院仪器设备采购议标专家意见表

议标项目月日

产品质量认证情况

对公司的可信度

是否同

意中标

名牌

合格

一般

信任

一般

不信任

最终可比报价

售后服务承诺

合理

偏高

偏低

可信

怀疑

不可信

产品质量认证情况

对公司的可信度

名牌

合格

一般

信任

一般

不信任

最终可比报价

售后服务承诺

合理

偏高

偏低

可信

怀疑

不可信

产品质量认证情况

对公司的可信度

名牌

合格

一般

信任

一般

不信任

最终可比报价

售后服务承诺

合理

偏高

偏低

可信

怀疑

不可信

产品质量认证情况

对公司的可信度

名牌

合格

一般

信任

一般

不信任

最终可比报价

售后服务承诺

合理

偏高

偏低

可信

怀疑

不可信

产品质量认证情况

对公司的可信度

名牌

合格

一般

信任

一般

不信任

最终可比报价

售后服务承诺

合理

偏高

偏低

可信

怀疑

不可信

产品质量认证情况

对公司的可信度

名牌

合格

一般

信任

一般

不信任

最终可比报价

售后服务承诺

合理

偏高

偏低

可信

怀疑

不可信

议标专家签名

渭南师院参加议标人员情况表

议标项目:月日

个人签名

参加议标人员基本情况

单 位

职 务

职称

单 位

职 务

职称

单 位

职 务

职称

单 位

职 务

职称

单 位

职 务

职称

单 位

职 务

职称

单 位

职 务

职称

单 位

职 务

职称

单 位

职 务

职称

单 位

职 务

职称

单 位

职 务

职称

单 位

职 务

职称

计财人员意见

监审人员意见

渭南师院仪器设备验收报告序号

使用单位

管理人

验收时间

供货单位

金额

设备名称

规格型号

数量

技术指标

使用状态

结论

单位负责人

管理人

使用人

物资供应科

其他验收人员

资产管理科

监审部门

验收意见

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